NVWA-controle, wat nu?

Hoe een controle meestal begint

Bij productveiligheid begint het zelden met een inspecteur aan de deur. Vaker ligt er een brief of een e-mail met een verzoek om documenten en een termijn waarbinnen u moet leveren. Soms is de aanleiding een melding, soms een steekproef, soms een product dat elders in Europa is opgevallen.

Dat verzoek is geen vrijblijvende vraag. De markttoezichtverordening geeft autoriteiten de bevoegdheid om marktdeelnemers te gelasten documenten en gegevens te verstrekken. Niet reageren maakt de zaak dus niet kleiner, het maakt hem alleen ongunstiger.

Tegelijk is een verzoek nog geen verwijt. In veel gevallen wil de toezichthouder simpelweg vaststellen of het dossier bestaat en of het klopt. Wie snel en compleet levert, is meestal snel klaar.

Wat de toezichthouder mag opvragen

De bevoegdheden staan in artikel 14 van de markttoezichtverordening. Zij gaan verder dan alleen documenten. De autoriteit mag ook gegevens over uw toeleveringsketen vragen, over uw distributienet, over de hoeveelheden op de markt en over andere modellen met dezelfde technische kenmerken.

• Documenten en gegevens. Alles wat de conformiteit en de technische aspecten van het product raakt, ongeacht waar het is opgeslagen. Ook toegang tot ingebedde software valt eronder wanneer dat nodig is om de conformiteit te beoordelen.
• Ketengegevens. Van wie u het product betrekt, aan wie u levert, hoeveel er op de markt is en welke verwante modellen dezelfde kenmerken hebben.
• Inspecties ter plaatse. Onaangekondigd, met de bevoegdheid om bedrijfsruimten, terreinen en vervoermiddelen te betreden.
• Monsters kopen. Uitdrukkelijk ook onder valse identiteit, om te inspecteren en te ontleden.
• Online-inhoud. Bij een ernstig risico kan verwijdering van inhoud van een online interface worden gelast. Ook een verplichte waarschuwing voor eindgebruikers behoort tot de mogelijkheden.

Die laatste twee verrassen ondernemers het vaakst. Een testaankoop hoeft niet als zodanig herkenbaar te zijn. En de weg naar uw webshop loopt niet alleen via u, maar ook via uw platform.

Wat u binnen een week moet kunnen leveren

In de praktijk komt het neer op vier stukken: de conformiteitsverklaring, het technisch dossier met de risicobeoordeling, de testrapporten met vermelding van de toegepaste normen plus de gegevens over herkomst en distributie van precies het artikelnummer waar het verzoek op ziet.

Belangrijk is dat die stukken bij elkaar horen. Een dossier waarin het typenummer op het testrapport afwijkt van het nummer op de verklaring roept meer vragen op dan een ontbrekend document. Controleer dus eerst de samenhang en pas daarna de volledigheid.

Kunt u niet alles binnen de termijn leveren, meld dat dan tijdig en geef aan wat wel komt en wanneer de rest volgt. Stilte wordt vrijwel altijd ongunstig uitgelegd.

Welke maatregelen kunnen volgen

De autoriteit kan u gelasten passende maatregelen te nemen om de tekortkoming te beëindigen. Gebeurt dat niet of blijft het risico bestaan, dan kan zij zelf corrigerend optreden. Zij kan het aanbieden van het product verbieden of beperken. Zij kan het ook uit de handel laten nemen of laten terugroepen.

Er zit dus een volgorde in. Eerst krijgt u de kans om het zelf op te lossen. Die kans is meer waard dan bedrijven doorgaans inschatten, want een zelf uitgevoerde correctie is beheersbaar en een opgelegde terugroeping niet.

Daarnaast kunnen sancties worden opgelegd. Hoe die er precies uitzien, bepaalt het nationale recht van de lidstaat waar de overtreding speelt.

Wie de kosten van het toezicht betaalt

Dit punt wordt zelden genoemd. Artikel 15 van de markttoezichtverordening staat lidstaten toe hun autoriteiten de kosten van activiteiten rond non-conformiteit te laten verhalen op de betrokken marktdeelnemer. Daaronder vallen de kosten van tests, van getroffen maatregelen en van opslag.

Of en hoe een lidstaat die mogelijkheid gebruikt, verschilt. Het punt is de rekensom eromheen: bij een product dat niet blijkt te voldoen kunnen de laboratoriumkosten van het onderzoek bij u terechtkomen, boven op de schade aan uw voorraad en uw verkoop.

Wat u beter niet doet

De meeste schade in deze trajecten ontstaat niet door het product maar door de reactie erop. Documenten die achteraf worden gemaakt, antwoorden die de vraag ontwijken en verklaringen die niet aansluiten op wat er in de winkel ligt, vergroten het probleem in plaats van het op te lossen.

• Documenten backdaten. Een dossier dat na de vraag is opgesteld herkent een ervaren inspecteur. Maak liever expliciet dat u nu aanvult en wanneer dat klaar is.
• Doorverwijzen naar de leverancier. Brengt u het product onder eigen naam op de markt, dan bent u het aanspreekpunt. Uw leverancier is uw bron, niet uw vervanger.
• Zwijgen tot de termijn verstrijkt. Een tussenbericht met een realistische planning is bijna altijd beter dan te laat een volledig pakket.
• Alleen het ene artikel oplossen. Wordt één product bevraagd, dan volgen vaak de verwante modellen. De verordening noemt die mogelijkheid met zoveel woorden.

Wat u vandaag doet

Ligt er een verzoek, begin dan met lezen wat er precies wordt gevraagd en op welke artikelnummers het ziet. Verzamel daarna de vier kernstukken voor die nummers en controleer of ze bij elkaar horen. Wijs één persoon aan die contact houdt met de toezichthouder.

1. Noteer de termijn en de exacte vraag. Beantwoord de vraag die er staat, niet de vraag die u verwacht had.
2. Leg de verklaring, het dossier en de testrapporten naast elkaar en controleer of de typenummers overeenkomen.
3. Zoek uit welke verwante modellen dezelfde technische kenmerken hebben en beoordeel die meteen.
4. Wijs één aanspreekpunt aan en houd alle correspondentie op één plek.
5. Bevestig ontvangst van het verzoek, ook als u de stukken nog niet compleet hebt.