Wat EPREL is

EPREL is de Europese productendatabank voor energie-etikettering, opgezet onder Verordening (EU) 2017/1369. Zij bestaat uit een openbaar deel, een conformiteitsgedeelte voor de toezichthouders en een portaal dat toegang geeft tot beide delen. De databank vervangt het markttoezicht niet, maar ondersteunt het.

Voor u is vooral het conformiteitsgedeelte relevant. Daar staan de gegevens die de toezichthouder gebruikt om te controleren of uw label klopt met uw technische documentatie. Wat u daar invoert moet dus overeenkomen met wat u elders vastlegt.

Het openbare deel voedt onder meer de energielabels die consumenten zien. Zoekt iemand uw model op, dan komt hij bij de gegevens die u zelf hebt ingevoerd.

Wie registreert en wanneer

De verplichting ligt bij de leverancier, dus bij de fabrikant of bij degene die het product onder eigen naam in de EU op de markt brengt. Hij voert de gegevens in vóór het in de handel brengen van een eenheid van een nieuw model. Niet erna en niet bij de eerste verkoop.

Die volgorde is hard. Een product waarvan het model niet in de databank staat, mag u niet in de handel brengen. Registratie is daarmee geen administratieve nazorg maar een voorwaarde voor markttoegang.

Importeert u onder eigen merk, dan bent u de leverancier en dus degene die registreert. Uw Chinese producent kan dat niet voor u doen, want hij brengt het product niet in de EU op de markt.

Voor welke producten het geldt

Alleen voor productgroepen waarvoor een gedelegeerde handeling een energielabel voorschrijft. Denk aan koel- en vriesapparatuur, wasmachines, vaatwassers, wasdrogers, televisies, lichtbronnen en banden. Sinds 20 juni 2025 vallen ook smartphones en tablets onder een label. Daarmee vallen zij dus ook onder de registratieplicht.

Voor laptops bestaat geen energielabel. Dat wordt vaak anders aangenomen, waarschijnlijk omdat laptops en tablets vaak in hetzelfde assortiment zitten. Geen label betekent geen registratieplicht.

Ook binnen een productgroep kan een deel buiten de labelplicht vallen. Elektrische lokale ruimteverwarmers zijn bijvoorbeeld uitgesloten van de labelverordening voor ruimteverwarmingstoestellen. Voor die apparaten is er dus geen energielabel en geen EPREL-registratie, ook al gelden er wel ecodesign-eisen.

Wat uw webshop moet tonen

De handelaar brengt het etiket zichtbaar aan, uitdrukkelijk ook bij onlineverkoop op afstand. Daarnaast stelt hij het productinformatieblad ter beschikking aan de klant in het verkooppunt. Vraagt die klant erom in fysieke vorm, dan moet ook dat mogelijk zijn voor hem.

Dat maakt van uw productpagina een controlepunt. Het label moet daar zichtbaar zijn, niet weggestopt achter een tabblad of alleen in de specificaties. Heeft u het etiket niet, dan vraagt u het op bij de leverancier.

Ontbreekt ook het productinformatieblad, dan kunt u dat downloaden uit de databank wanneer die functie voor het betrokken product beschikbaar is. Dat is nuttig bij assortimenten die u van meerdere leveranciers betrekt.

Wanneer een wijziging een nieuw model maakt

Een product waaraan wijzigingen worden aangebracht die van betekenis zijn voor het etiket of het productinformatieblad, geldt als een nieuw model. Dat betekent een nieuwe registratie met eigen gegevens. Het is dus geen aanpassing van de bestaande vermelding in de databank.

Denk aan een gewijzigde compressor, een andere motor of een aanpassing die het verbruik of de prestatieklasse raakt. De vraag is niet of het artikelnummer verandert, maar of het etiket verandert.

Er is nog een verplichting die vrijwel altijd wordt vergeten: u geeft in de databank aan wanneer u geen eenheden van een model meer in de handel brengt. Een databank vol modellen die u al jaren niet meer verkoopt, is een signaal dat er niet wordt bijgehouden.

Wat er in de praktijk misgaat

Vier problemen komen bij ons steeds terug. Registratie achteraf in plaats van vooraf. Gegevens in de databank die afwijken van de technische documentatie. Een etiket dat online niet zichtbaar is. En modellen die na uitfasering gewoon in de databank blijven staan.

• Te laat registreren. De verplichting geldt vóór het in de handel brengen. Verkoopt u al, dan bent u te laat en niet bijna klaar.
• Afwijkende gegevens. De waarden in de databank moeten kloppen met het etiket en met uw documentatie. Toezicht begint vaak juist met die vergelijking.
• Label niet zichtbaar online. Een etiket dat pas na drie klikken verschijnt, voldoet niet aan zichtbaar aanbrengen.
• Oude modellen blijven staan. Het einde van de verkoop hoort in de databank te worden gemeld.

Wat u regelt

Bepaal eerst of er voor uw productgroep een gedelegeerde handeling met een energielabel bestaat. Zo ja, registreer dan vóór de verkoop en zorg dat de ingevoerde waarden gelijk zijn aan uw etiket en uw documentatie. Controleer daarna uw eigen productpagina’s op zichtbaarheid van het label.

1. Zoek per productgroep uit of er een energielabel geldt. Geen label betekent geen registratieplicht.
2. Stel vast wie de leverancier is. Verkoopt u onder eigen merk, dan bent u het zelf.
3. Registreer voordat de eerste eenheid in de handel gaat, niet erna.
4. Vergelijk de ingevoerde waarden met het etiket en met uw technische documentatie.
5. Controleer op tien productpagina’s of het etiket zichtbaar is en het informatieblad beschikbaar.

Wat de meldcodelijst is

De meldcodelijst is een overzicht van warmtepompen die binnen de subsidieregeling al zijn beoordeeld. Elk goedgekeurd toestel krijgt een meldcode die particuliere en zakelijke aanvragers in hun aanvraag invullen. Staat uw toestel er niet op, dan moet de aanvrager zelf documentatie aanleveren.

Voor u als leverancier is dat het verschil tussen een product dat vlot in een offerte belandt en een product waarover eerst discussie ontstaat. Installateurs en adviseurs kiezen bij twijfel het toestel dat zij zonder extra werk kunnen aanbieden.

De lijst wordt regelmatig bijgewerkt. Uw productinformatie moet dus meebewegen wanneer u een uitvoering wijzigt of uit de handel neemt.

Waarom een meldcode verkoopt

Een toestel met een meldcode geeft de installateur zekerheid, de adviseur snelheid en de eindklant vertrouwen. Er hoeft geen aanvullende documentatie te worden opgevraagd. Bovendien is er minder kans op discussie over de specificaties tijdens de behandeling van de aanvraag.

Zonder meldcode kan een aanvraag soms nog wel worden ingediend. De aanvrager levert dan zelf extra documentatie aan. Blijkt het toestel dan niet aan de voorwaarden te voldoen, dan volgt alsnog een afwijzing. Dat risico ligt bij de klant van uw installateur. Die rekent het vervolgens aan het product toe.

Aan welke eisen het toestel voldoet

De regeling stelt eisen aan het type warmtepomp en aan de prestaties ervan. Sinds 1 januari 2024 geldt in de meeste gevallen een minimum van energielabel A++ voor het toestel. Lucht-luchtwarmtepompen vallen buiten de regeling, in tegenstelling tot lucht-water, grond-water en water-waterwarmtepompen.

Daarnaast moet u de prestaties onderbouwen: ruimteverwarming, tapwater waar van toepassing, geluidsvermogen en het gebruikte koudemiddel. Die waarden moeten in alle documenten hetzelfde zijn.

Let op dat de voorwaarden per subsidiejaar worden vastgesteld en dus kunnen wijzigen. Ook voor toestellen met een groter vermogen kunnen aparte regels gelden. Controleer daarom altijd de actuele meldcodelijst en de voorwaarden bij RVO voordat u een dossier samenstelt.

De documenten die u aanlevert

Een compleet dossier bevat het energielabel van het toestel zelf, de productkaart, de berekening van de technische gegevens en het testrapport waar dat vereist is. Daarbij horen ook het EPREL-registratienummer met de productlink en de onderbouwing van koudemiddel en geluidsvermogen.

1. Energielabel van de warmtepomp zelf. Niet het pakketlabel.
2. Productkaart of productfiche. De officiële productinformatie met de technische specificaties.
3. Berekening van de technische gegevens. Onderbouwing van de prestaties voor ruimteverwarming en waar van toepassing tapwater.
4. Testrapport. Waar vereist volgens EN 14825 voor ruimteverwarming of EN 16147 voor tapwater.
5. EPREL-registratienummer en productlink. Naar het geregistreerde model.
6. Onderbouwing van koudemiddel en geluidsvermogen. De opgegeven waarden moeten uit documentatie volgen.
7. Conformiteitsverklaring. Waarin de toepasselijke wetgeving wordt genoemd.
8. Gelijkwaardigheidsverklaring en foto van het typeplaatje. Wanneer uw modelnummer afwijkt van dat in het testrapport.

Hoe de EPREL-registratie werkt en wie haar moet doen, staat in ons artikel over EPREL. Het registratienummer is een sluitstuk van dat traject, geen losse handeling.

Hoe het aanmelden verloopt

U begint met het toetsen van de technische eisen aan de actuele voorwaarden bij RVO. Daarna verzamelt u de documenten en controleert u of merknaam, typenummer en prestatiewaarden overal identiek zijn. Pas wanneer alles overeenkomt, levert u het dossier aan.

Die controle op consistentie is de belangrijkste stap. In veel organisaties werken verkoop, techniek en marketing met verschillende versies van dezelfde productinformatie. De beoordelaar ziet dat verschil, u niet.

De fouten die vertraging kosten

Vrijwel alle vertraging komt voort uit kleine verschillen tussen de aangeleverde documenten onderling. Een pakketlabel in plaats van het toestellabel. Een productfiche die afwijkt van de gegevens in EPREL. Of modelnummers die per document verschillen zonder dat iemand dat opmerkt.

• Pakketlabel in plaats van toestellabel. Andere waarden, direct zichtbaar bij de beoordeling.
• Fiche en EPREL lopen uiteen. De beoordelaar kan beide raadplegen en vergelijkt ze.
• Verschillende modelnummers. Zonder gelijkwaardigheidsverklaring en typeplaatjefoto is de koppeling niet te maken.
• Ontbrekende onderbouwing. Geluidsvermogen en koudemiddel worden opgegeven zonder document dat de waarde staaft.

Wat u regelt

Controleer eerst of het toestel aan de actuele voorwaarden van dit subsidiejaar voldoet. Verzamel daarna de documenten en leg ze naast elkaar op merknaam, typenummer en prestatiewaarden. Los de verschillen op voordat u aanlevert, want een tweede ronde kost weken.

1. Raadpleeg de actuele meldcodelijst en voorwaarden bij RVO. Die worden per jaar vastgesteld.
2. Zorg dat de EPREL-registratie compleet is, want het registratienummer hoort in het dossier.
3. Leg label, fiche, testrapport en EPREL naast elkaar en vergelijk elke waarde.
4. Regel bij een afwijkend modelnummer een gelijkwaardigheidsverklaring plus een foto van het typeplaatje.
5. Wijs één persoon aan die de productdata beheert, zodat afdelingen niet met verschillende versies werken.

Welke apparaten eronder vallen

De regels gelden voor smartphones, andere mobiele telefoons, draadloze telefoons en slatecomputers. Dat laatste is de wettelijke term voor een tablet zonder vast toetsenbord. De grens tussen die categorieën loopt via de schermdiagonaal, niet via de merknaam of de prijsklasse van het toestel.

Een smartphone heeft een zichtbaar schermoppervlak met een diagonaal van minimaal 10,16 centimeter en maximaal 17,78 centimeter, dus 4 tot 7 inch. Een slatecomputer zit tussen 17,78 en 44,20 centimeter, dus 7 tot 17,4 inch. Daarbij geldt dat hij in zijn ontwerpconfiguratie geen vast bevestigd toetsenbord heeft.

Buiten de verordening vallen apparaten met een flexibel hoofdscherm dat de gebruiker kan uit- en oprollen. Ook smartphones voor zwaarbeveiligde communicatie vallen erbuiten. Let op dat een inklapbaar scherm iets anders is dan een oprolbaar scherm.

Wat er op het label staat

Het label toont de energie-efficiëntieklasse van het toestel plus vier duurzaamheidsgegevens. Dat zijn de batterijduur per lading, de valbestendigheid, de bescherming tegen stof en water en een repareerbaarheidsklasse. Daarmee is het geen puur energielabel meer, maar vooral een duurzaamheidslabel voor de consument.

Dat verandert wat het label voor uw marketing betekent. Twee toestellen met hetzelfde energieverbruik kunnen sterk verschillen op valbestendigheid of repareerbaarheid. Dat verschil staat nu naast de prijs op uw productpagina.

De ontwerpeisen achter het label

Naast het label gelden ecodesign-eisen aan het product zelf. De bekendste is de batterijduur. Apparaten moeten na ten minste 800 cycli nog 80 procent van hun vermogen hebben. Dat wordt getest onder laadomstandigheden waarbij het batterijbeheersysteem de laadsnelheid begrenst en niet de stroomvoorziening.

Daarnaast gelden eisen aan bescherming tegen stof en water, aan krasvastheid van het scherm en aan valbestendigheid. Voor mobiele telefoons betekent bescherming tegen binnendringing van vaste voorwerpen groter dan 1 millimeter en tegen spetterend water. Voor slatecomputers is de eis bestand tegen per ongeluk gemorst water.

Dit is het deel dat het vaakst wordt onderschat. Een label kunt u laten maken, maar aan deze eisen moet het product zelf voldoen. Voldoet het niet, dan helpt geen enkele registratie.

Zeven jaar reserveonderdelen

Fabrikanten, importeurs en gemachtigden stellen reserveonderdelen ter beschikking aan professionele reparateurs tot ten minste zeven jaar na de datum waarop het product voor het laatst in de handel is gebracht. Die termijn loopt dus door nadat u met het model bent gestopt.

De lijst is concreet en omvat onder meer de batterij, de camerasamenstellen voor en achter en de externe audioaansluitingen, inclusief de bevestigingsmiddelen wanneer die niet herbruikbaar zijn.

Voor een importeur is dit een verplichting met een lange staart. Stopt uw leverancier met de productie van een onderdeel, dan blijft uw verplichting bestaan. Leg die beschikbaarheid dus contractueel vast voordat u begint.

Wat uw webshop moet tonen

Bij verkoop op afstand moet het label zichtbaar zijn in de buurt van de prijs. Een energiepijl met een doorklik naar het volledige label en het productinformatieblad is toegestaan. Die uiting moet dan wel voldoen aan de voorschriften uit de bijlage van de labelverordening zelf.

Het gaat dus niet alleen om aanwezigheid maar om plaatsing. Een label onderaan de pagina of verstopt in een tabblad met specificaties voldoet niet aan zichtbaar in de buurt van de prijs.

Registratie in de Europese productendatabank blijft daarnaast een voorwaarde voor markttoegang. Hoe die registratie werkt, staat in ons artikel over EPREL.

Wat u moet laten testen

De waarden op het label moeten onderbouwd zijn met echte metingen. Dat betekent tests op de batterijduur per lading, de batterijlevensduur in cycli, de valbestendigheid, de bescherming tegen stof en water en op alle gegevens die samen de repareerbaarheidsklasse bepalen.

• Batterijduur in cycli. De 800 cycli met 80 procent restvermogen, onder de voorgeschreven laadomstandigheden.
• Batterijduur per lading. Bepaalt de klasse die de consument op het label ziet.
• Valbestendigheid. Wordt uitgedrukt in een klasse en vraagt om een reeks valtests.
• Stof en water. Getoetst tegen de eisen uit de verordening, met een IP-classificatie als resultaat.
• Repareerbaarheid. Gebaseerd op onder meer de beschikbaarheid van onderdelen en de demontagestappen.

Die metingen komen bij elkaar in uw technische documentatie en moeten overeenkomen met wat u in de databank invoert en met wat op het label staat. Toezicht begint doorgaans met die vergelijking.

Wat u regelt

Bepaal eerst of uw toestellen binnen de definities vallen, want de schermdiagonaal en het toetsenbord zijn beslissend. Laat daarna testen op de punten die het label vullen. Leg tot slot vast hoe u zeven jaar aan reserveonderdelen borgt bij uw leverancier.

1. Meet de schermdiagonaal en controleer of er een vast toetsenbord is. Dat bepaalt of het apparaat eronder valt.
2. Vraag uw leverancier de testrapporten op voor batterijcycli, valbestendigheid en bescherming tegen stof en water.
3. Leg contractueel vast dat reserveonderdelen zeven jaar beschikbaar blijven, ook na uitfasering.
4. Registreer het model in de databank voordat u gaat verkopen.
5. Controleer op uw productpagina of het label bij de prijs staat en of de doorklik werkt.