De regels rond modelnummers

Wat de wet werkelijk vraagt

De term modelnummer komt in de wetgeving niet voor. Wat er wel staat, bijvoorbeeld in de laagspanningsrichtlijn, is dat op het product een type-, partij- of serienummer moet zijn aangebracht, dan wel een ander identificatiemiddel. De vorm is dus vrij, de herleidbaarheid niet.

Naast dat nummer vermeldt de fabrikant zijn naam, geregistreerde handelsnaam of merknaam en een postadres waarop contact kan worden opgenomen. Dat adres wijst één contactpunt aan. De contactgegevens moeten in een taal staan die eindgebruikers en toezichthouders begrijpen.

Vergelijkbare bepalingen staan in de andere harmonisatiewetgeving en in de algemene productveiligheidsverordening. De formulering verschilt, de strekking niet: een toezichthouder moet van het product naar het dossier kunnen lopen.

Waar het nummer moet staan

Op het product zelf. Kan dat niet vanwege de omvang of de aard van het product, dan mag de informatie op de verpakking staan of in een bijgevoegd document. Die uitzondering geldt voor kleine of ongeschikte producten, niet voor producten waarbij het niet mooi staat.

Let daarbij op de duurzaamheid van de vermelding. Een sticker die na een paar keer schoonmaken loslaat, maakt het product onherleidbaar. Bij producten die nat worden of in een werkomgeving komen, is graveren of een duurzaam label verstandiger.

Waarom private label hier vastloopt

U verkoopt onder eigen merk met uw eigen artikelnummer. Uw leverancier testte hetzelfde product onder zijn nummer. Bij een controle ligt er dan een product met nummer A en een rapport met nummer B. Er is niets dat die twee aan elkaar knoopt.

Dat is geen formaliteit. Een inspecteur kan niet vaststellen of het rapport bij dit product hoort. Uiterlijke gelijkenis is geen bewijs, want producten worden nagemaakt. Het gevolg is dat uw dossier als onvoldoende wordt beoordeeld, ook wanneer het product technisch prima is.

Hetzelfde speelt bij een leverancier die één rapport gebruikt voor een hele reeks nummers. Dan is de vraag niet of het rapport bestaat, maar waarom die nummers gelijkwaardig zouden zijn.

De gelijkwaardigheidsverklaring

Een gelijkwaardigheidsverklaring is een schriftelijke verklaring van de partij die de documentatie bezit, waarin staat dat het product onder uw nummer identiek is aan het product onder zijn nummer. Het is geen wettelijk voorgeschreven document, maar een manier om die koppeling vast te leggen.

De waarde ervan zit in de onderbouwing, niet in het bestaan. Een verklaring die alleen stelt dat twee nummers hetzelfde product aanduiden, is zwak. Een verklaring die benoemt welke onderdelen, materialen en specificaties identiek zijn en die naar het betreffende rapport verwijst, is bruikbaar.

Reken er niet op dat zo’n verklaring altijd voldoende is. Zij vult een gat in de traceerbaarheid, maar zij vervangt het rapport niet en zij dekt geen verschillen die er wel degelijk zijn.

Een reeks die meegroeit

Een goede nummerreeks is uniek per uitvoering, kort genoeg om op het product te passen en zo opgebouwd dat u er varianten aan kunt toevoegen. Wat u vooral wilt voorkomen, is dat een wijziging in het product onzichtbaar blijft in het nummer.

• Uniek per beoordeelde uitvoering. Verschilt de voeding, de accu of het zendvermogen, dan hoort daar een eigen nummer bij.
• Kleur en verpakking apart. Die raken de conformiteit meestal niet, dus houd ze buiten het basisnummer.
• Ruimte voor versies. Bouw een positie in voor een revisie, zodat een ontwerpwijziging zichtbaar wordt.
• Eén register. Houd bij welk nummer bij welk dossier en welke rapporten hoort.

Wat er in de praktijk misgaat

Drie problemen komen bij ons het vaakst voor. Een rapport dat een hele reeks nummers claimt te dekken zonder enige onderbouwing. Een productwijziging die niet in het nummer terugkomt. Of een nummer op de doos terwijl het ook op het product zelf had gepast.

Dat tweede is het meest verraderlijk. Wordt er halverwege een andere accu of een andere printversie gebruikt terwijl het nummer gelijk blijft, dan verwijst uw dossier naar een product dat u niet meer verkoopt. Dat blijkt pas wanneer iemand een exemplaar uit de winkel naast het rapport legt.

Wat u regelt

Controleer eerst of het identificatiemiddel op het product zelf staat en of het terugkomt in uw testrapporten en in uw conformiteitsverklaring. Zit daar een verschil tussen, regel dan een onderbouwde koppeling. Leg tot slot vast wanneer een wijziging een nieuw nummer vraagt.

1. Pak een exemplaar uit de voorraad en zoek het identificatiemiddel. Staat het er duurzaam op?
2. Vergelijk dat nummer met het nummer op uw testrapporten en op uw conformiteitsverklaring.
3. Wijkt het af, vraag dan een onderbouwde gelijkwaardigheidsverklaring bij de documenthouder.
4. Controleer of één rapport meerdere nummers claimt en of daar een onderbouwing bij zit.
5. Spreek intern af welke wijzigingen een nieuw nummer vragen. Leg die afspraak schriftelijk vast.