De conformiteitsverklaring, wat is het eigenlijk?

Wat de verklaring is en wie hem tekent

De EU-conformiteitsverklaring is een korte verklaring waarin de fabrikant stelt dat zijn product aan de toepasselijke wetgeving voldoet. Het model bevat een zin die alles bepaalt: de verklaring wordt verstrekt onder volledige verantwoordelijkheid van de fabrikant. Die verantwoordelijkheid is niet overdraagbaar.

Daarom is de vraag wie tekent belangrijker dan hij lijkt. Verkoopt u onder eigen merk, dan bent u de fabrikant, ook wanneer een ander het product maakt. Een verklaring op naam van uw leverancier dekt dan niet wat u op de markt brengt.

Let ook op de term. De verklaring heet sinds het nieuwe wetgevingskader een EU-conformiteitsverklaring. Documenten die nog spreken van een EG-verklaring dateren uit de oude systematiek en zijn een teken dat het sjabloon niet is bijgehouden.

Wat er precies in moet staan

Het model uit bijlage IV van de laagspanningsrichtlijn wordt in vrijwel alle regimes gevolgd. Het telt zeven punten en sluit af met plaats, datum, naam, functie en handtekening. Een nummer toekennen aan de verklaring mag, maar de fabrikant is daartoe niet verplicht.

1. Het product, met product-, type-, partij- of serienummer.
2. Naam en adres van de fabrikant of van zijn gemachtigde.
3. De zin dat de verklaring wordt verstrekt onder volledige verantwoordelijkheid van de fabrikant.
4. Het voorwerp van de verklaring, beschreven zodat het product traceerbaar is. Is dat voor de identificatie nodig, dan mag u een voldoende duidelijke afbeelding in kleur toevoegen.
5. De verklaring dat het beschreven voorwerp in overeenstemming is met de desbetreffende harmonisatiewetgeving van de Unie.
6. De toegepaste geharmoniseerde normen of de overige technische specificaties waarop de verklaring betrekking heeft.
7. Aanvullende informatie, bijvoorbeeld over een aangemelde instantie wanneer die betrokken was.

Informatie over testprocedures hoort hier niet thuis. Die staat in het technisch dossier. De verklaring is de conclusie, niet de onderbouwing.

Eén verklaring voor alle wetgeving

Valt uw product onder meerdere Europese handelingen, dan stelt u één EU-conformiteitsverklaring op die al die handelingen dekt. U maakt dus geen aparte verklaring per richtlijn. Wel mag die ene verklaring bestaan uit een dossier van afzonderlijke relevante verklaringen bij elkaar.

In de praktijk zien wij hier vaak een gat. Een product met een radiofunctie en een netvoeding valt onder meerdere regimes, maar de verklaring noemt er één. Dan verklaart u minder dan u verkoopt. Dat is precies wat bij een controle opvalt.

Wanneer u de verklaring moet meeleveren

Niet elk regime vraagt dat de verklaring het product vergezelt. Bij radioapparatuur wel. Daar geldt dat een kopie van de EU-conformiteitsverklaring bij de apparatuur wordt gevoegd. In plaats daarvan mag u ook een vereenvoudigde verklaring meeleveren met een verwijzing naar de volledige tekst.

Die vereenvoudigde variant heeft een vaste formulering. U verklaart dat het type radioapparatuur conform is met richtlijn 2014/53/EU en u vermeldt het internetadres waar de volledige tekst te raadplegen is. Dat adres moet dus werken, ook jaren later.

Bij andere regimes hoeft de verklaring niet standaard mee, maar moet zij wel beschikbaar zijn voor de autoriteiten. Handelsplatformen en zakelijke afnemers vragen er in de praktijk vrijwel altijd om.

In welke taal

De verklaring wordt vertaald in de taal of talen die worden gevraagd door de lidstaat waar het product in de handel wordt gebracht of op de markt wordt aangeboden. Verkoopt u in meerdere landen, dan is de taal dus geen keuze van uw hoofdkantoor.

Praktisch betekent dat: houd een brontekst aan en beheer de vertalingen als versies van hetzelfde document. De verklaring moet bovendien voortdurend worden bijgewerkt, dus een vertaling die achterloopt op de brontekst is een probleem in wording.

De fouten die wij het vaakst zien

De verklaring is kort. Juist daarom sluipen er fouten in die niemand meer opmerkt. Verouderde terminologie, een ondertekenaar zonder mandaat, normen zonder versieaanduiding en een scope die smaller is dan het product zelf. Elk van die vier is bij een controle direct zichtbaar.

• De leverancier tekent. Bij private label bent u de fabrikant. Een verklaring op naam van de producent dekt uw product niet.
• Normen zonder versie. Een normnummer zonder jaartal maakt niet duidelijk tegen welke versie is beoordeeld. Referenties worden vervangen, met een overgangsdatum.
• Een ingetrokken richtlijn. Sjablonen worden jaren hergebruikt. Controleer of de genoemde handeling nog geldt en of er geen verordening voor in de plaats is gekomen.
• Een handtekening zonder functie. Het model vraagt naam en functie. Zonder functie is niet te zien of de ondertekenaar bevoegd was.

Wat u nu zou controleren

Pak de verklaring van uw bestverkopende product en leg hem naast het model. Staat elk van de zeven punten erin? Klopt de naam van de fabrikant met wie het product op de markt brengt? Noemt de verklaring alle wetgeving die op het product van toepassing is?

1. Controleer of er EU-conformiteitsverklaring staat en niet EG-verklaring.
2. Vergelijk de fabrikantnaam met de naam waaronder u verkoopt.
3. Tel de genoemde handelingen en leg ze naast de functies van het product.
4. Kijk of bij elke norm een versie of jaartal staat en of die referentie nog geldig is.
5. Ga bij radioapparatuur na of de verklaring wordt meegeleverd en of het vermelde internetadres werkt.