Uw warmtepomp op de ISDE-lijst krijgen

Wat de meldcodelijst is

De meldcodelijst is een overzicht van warmtepompen die binnen de subsidieregeling al zijn beoordeeld. Elk goedgekeurd toestel krijgt een meldcode die particuliere en zakelijke aanvragers in hun aanvraag invullen. Staat uw toestel er niet op, dan moet de aanvrager zelf documentatie aanleveren.

Voor u als leverancier is dat het verschil tussen een product dat vlot in een offerte belandt en een product waarover eerst discussie ontstaat. Installateurs en adviseurs kiezen bij twijfel het toestel dat zij zonder extra werk kunnen aanbieden.

De lijst wordt regelmatig bijgewerkt. Uw productinformatie moet dus meebewegen wanneer u een uitvoering wijzigt of uit de handel neemt.

Waarom een meldcode verkoopt

Een toestel met een meldcode geeft de installateur zekerheid, de adviseur snelheid en de eindklant vertrouwen. Er hoeft geen aanvullende documentatie te worden opgevraagd. Bovendien is er minder kans op discussie over de specificaties tijdens de behandeling van de aanvraag.

Zonder meldcode kan een aanvraag soms nog wel worden ingediend. De aanvrager levert dan zelf extra documentatie aan. Blijkt het toestel dan niet aan de voorwaarden te voldoen, dan volgt alsnog een afwijzing. Dat risico ligt bij de klant van uw installateur. Die rekent het vervolgens aan het product toe.

Aan welke eisen het toestel voldoet

De regeling stelt eisen aan het type warmtepomp en aan de prestaties ervan. Sinds 1 januari 2024 geldt in de meeste gevallen een minimum van energielabel A++ voor het toestel. Lucht-luchtwarmtepompen vallen buiten de regeling, in tegenstelling tot lucht-water, grond-water en water-waterwarmtepompen.

Daarnaast moet u de prestaties onderbouwen: ruimteverwarming, tapwater waar van toepassing, geluidsvermogen en het gebruikte koudemiddel. Die waarden moeten in alle documenten hetzelfde zijn.

Let op dat de voorwaarden per subsidiejaar worden vastgesteld en dus kunnen wijzigen. Ook voor toestellen met een groter vermogen kunnen aparte regels gelden. Controleer daarom altijd de actuele meldcodelijst en de voorwaarden bij RVO voordat u een dossier samenstelt.

De documenten die u aanlevert

Een compleet dossier bevat het energielabel van het toestel zelf, de productkaart, de berekening van de technische gegevens en het testrapport waar dat vereist is. Daarbij horen ook het EPREL-registratienummer met de productlink en de onderbouwing van koudemiddel en geluidsvermogen.

1. Energielabel van de warmtepomp zelf. Niet het pakketlabel.
2. Productkaart of productfiche. De officiële productinformatie met de technische specificaties.
3. Berekening van de technische gegevens. Onderbouwing van de prestaties voor ruimteverwarming en waar van toepassing tapwater.
4. Testrapport. Waar vereist volgens EN 14825 voor ruimteverwarming of EN 16147 voor tapwater.
5. EPREL-registratienummer en productlink. Naar het geregistreerde model.
6. Onderbouwing van koudemiddel en geluidsvermogen. De opgegeven waarden moeten uit documentatie volgen.
7. Conformiteitsverklaring. Waarin de toepasselijke wetgeving wordt genoemd.
8. Gelijkwaardigheidsverklaring en foto van het typeplaatje. Wanneer uw modelnummer afwijkt van dat in het testrapport.

Hoe de EPREL-registratie werkt en wie haar moet doen, staat in ons artikel over EPREL. Het registratienummer is een sluitstuk van dat traject, geen losse handeling.

Hoe het aanmelden verloopt

U begint met het toetsen van de technische eisen aan de actuele voorwaarden bij RVO. Daarna verzamelt u de documenten en controleert u of merknaam, typenummer en prestatiewaarden overal identiek zijn. Pas wanneer alles overeenkomt, levert u het dossier aan.

Die controle op consistentie is de belangrijkste stap. In veel organisaties werken verkoop, techniek en marketing met verschillende versies van dezelfde productinformatie. De beoordelaar ziet dat verschil, u niet.

De fouten die vertraging kosten

Vrijwel alle vertraging komt voort uit kleine verschillen tussen de aangeleverde documenten onderling. Een pakketlabel in plaats van het toestellabel. Een productfiche die afwijkt van de gegevens in EPREL. Of modelnummers die per document verschillen zonder dat iemand dat opmerkt.

• Pakketlabel in plaats van toestellabel. Andere waarden, direct zichtbaar bij de beoordeling.
• Fiche en EPREL lopen uiteen. De beoordelaar kan beide raadplegen en vergelijkt ze.
• Verschillende modelnummers. Zonder gelijkwaardigheidsverklaring en typeplaatjefoto is de koppeling niet te maken.
• Ontbrekende onderbouwing. Geluidsvermogen en koudemiddel worden opgegeven zonder document dat de waarde staaft.

Wat u regelt

Controleer eerst of het toestel aan de actuele voorwaarden van dit subsidiejaar voldoet. Verzamel daarna de documenten en leg ze naast elkaar op merknaam, typenummer en prestatiewaarden. Los de verschillen op voordat u aanlevert, want een tweede ronde kost weken.

1. Raadpleeg de actuele meldcodelijst en voorwaarden bij RVO. Die worden per jaar vastgesteld.
2. Zorg dat de EPREL-registratie compleet is, want het registratienummer hoort in het dossier.
3. Leg label, fiche, testrapport en EPREL naast elkaar en vergelijk elke waarde.
4. Regel bij een afwijkend modelnummer een gelijkwaardigheidsverklaring plus een foto van het typeplaatje.
5. Wijs één persoon aan die de productdata beheert, zodat afdelingen niet met verschillende versies werken.